Requests and letters

Служебные письма – это общее название большой группы управленческих документов.

Служебные письма применяют для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности и разделяются на: запросы, сообщения, приглашения, претензии, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, требования и т.д.

Формы писем, которые используются в учреждениях, очень разнообразны и делятся на 2 группы:
1) письма, требующие ответа: письмо-запрос, письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-требование, письмо-распоряжение, претензия и тому подобное;
2) письма, не требующие ответа: информационные, рекламные, письма с подтверждением и тому подобное.

Письма-запросы и письма-ответы — самый распространенный тип служебной корреспонденции.

Следует помнить, что письма-ответы должны содержать ссылку на номер и дату входящего документа. Это позволяет (при получении письма-ответа) быстро и легко найти копию письма-запроса, ознакомиться с ним, а также сразу понять смысл ответа.

Обычно все письма должны содержать следующие реквизиты:

1) название и адрес организации отправителя письма;
2) номер и дата письма;
3) название и адрес получателя письма;
4) заголовок;
5) номер и дата письма, взятого за основу для составления ответа;
6) текст письма;
7) перечень приложений с указанием количества страниц;
8) подпись руководителя или иного уполномоченного лица.

Письма можно писать на бланках или на обычных листах бумаги. При этом бланк обычно содержит эмблему или логотип предприятия (при наличии), название предприятия и структурного подразделения, адрес и прочие контактные данные.

Наиболее распространенными видами писем являются:

1. Сопроводительное письмо — документ, который информирует адресата о том, что к письму прилагаются определенные документы.

2. Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-то мероприятии. Адресуется как конкретной личности, так и учреждениям.

3. Информационное письмо сообщает адресату об определенном факте или событии.

4. Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит описание рекламируемых услуг или товаров. Цель такого письма — побудить адресата воспользоваться определенными услугами или же купить определенный товар.

5. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товара и т.п.), а также о том, что ранее составленный документ остается в силе.

6. Письмо-напоминание сообщает о приближении или окончания срока определенного обязательства или проведения мероприятия.

7. Письмо-ответ по содержанию зависит от письма-запроса, поскольку тема переписки уже задана и остается только выразить свое решение или позицию. При этом отказ всегда следует аргументировать.

Ниже Вы сможете найти примеры различных, наиболее примеров писем.

Письмо